główny specjalista
pełnomocnik ds. budżetu Pionu
e-mail: SekretariatDJ@adm.uz.zgora.pl
telefon: +48 789 442 047, +48 68 328 3170
siedziba: p. 115, Rektorat (A18), ul. Licealna 9, 65-417 Zielona Góra
Sekretariat czynny od poniedziałku do piątku od godz. 800 do 1500
Podstawowe zadania:
- prowadzenie i ewidencjonowanie korespondencji, przesyłanie jej do właściwych osób lub jednostek organizacyjnych zgodnie z dekretacją oraz dbałość o jej terminową realizację;
- prowadzenie terminarza spraw, zebrań, spotkań i narad;
- redagowanie projektów pism i odpowiedzi na korespondencję;
- udział w przygotowaniu oraz protokołowaniu zebrań i narad organizowanych przez przełożonego;
- wykonywanie prac organizacyjno-administracyjnych dla potrzeb przełożonego;
- dbałość o właściwe stosowanie pieczęci i stempli;
- obsługa administracyjna wniosków i pism studentów skierowanych do Prorektora ds. Jakości Kształcenia;
- współpraca z odpowiednimi jednostkami administracyjnymi Uczelni;
- prowadzenie rejestru realizowanych umów i delegacji;
- bieżąca kontrola stopnia wykorzystania przez jednostkę przyznanych środków finansowych;
- sporządzanie zbiorczych sprawozdań finansowych z działalności jednostki;
- przygotowanie (zbiorcze) danych do planu rzeczowo-finansowego jednostki;
- prowadzenie spraw związanych z gospodarką finansową jednostki;
- współpraca z jednostkami pionu w przygotowaniu wymaganych przepisami prawa okresowych zbiorczych sprawozdań dotyczących działalności Pionu;
- współpraca z jednostkami pionu przy wprowadzaniu danych wprowadzanych do systemu POL-on dotyczących działalności Pionu;
- przygotowanie informacji do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego jednostki;
- aktualizacja elektronicznej bazy pracowników jednostki w systemie Dziekanat;
- wprowadzanie do systemu Dziekanat zamówień dotyczących wydatków związanych z działalnością jednostki;
- obsługa systemu Dziekanat w zakresie działalności jednostki;
- wykonywanie innych, wynikających z zakresu obowiązków służbowych czynności zleconych przez przełożonego.
